La transformation numérique intervient partout dans les entreprises et nécessite de faire appel à de nouveaux outils et applications.
Cette transformation est parfois difficile et il est donc nécessaire d’accompagner ce changement pour faciliter l'adoption de vos nouveaux outils et l'adhésion à vos nouvelles applications web.
En amont, évaluer les bonnes et mauvaises pratiques observées ailleurs est une bonne façon de procéder pour préparer la conduite du changement.
Viendra ensuite le vif du sujet.
La communication joue un rôle fondamental dans la réussite du changement et le succès de tout projet de transformation digitale. Des usagers informés et impliqués seront confortés dans l’idée que le changement est une bonne chose.
Pour une communication efficace, il faut l’adapter aux différentes situations et personnes.
Les personnes les plus impactées par un changement sont les usagers. Ce sont eux qui vont devoir adopter et utiliser de nouveaux outils numériques ou de nouveaux processus tous les jours, parfois plusieurs heures par jour.
Même si le changement concernera aussi les équipes IT et qu’il faut donc les accompagner elles aussi, la priorité doit être donnée aux usagers.
Les changements ne plairont jamais à tout le monde. Des réfractaires existeront toujours et il est nécessaire de les écouter.
Le leader du changement est l’interlocuteur et doit être disponible pour écouter les inquiétudes des autres collaborateurs de l’entreprise.
Comme dit précédemment, la communication doit être régulière. Le but est d’animer le projet pour impliquer au maximum les personnes concernées par le changement.
Cela passe par exemple par communiquer les bons résultats. Des bonnes nouvelles permettent de remotiver les troupes.
Des usagers que l’on ne motive pas seront plus enclins à devenir des réfractaires. Ce n’est pas une situation que l’on aimerait avoir. Plusieurs méthodes permettent de motiver tout le monde.
Pour réussir à motiver, il est indispensable que vos collaborateurs aient une idée claire des bénéfices que le changement va apporter.
Définir une destination bien précise vous permettra d’inspirer les personnes liées au projet.
Plus l’objectif sera minutieusement défini, plus il inspirera confiance. Montrer dans cette définition que vous avez compris les problèmes et les envies pour prouver que la solution est adaptée.
La démotivation guette tous vos collaborateurs. Plus un objectif est loin, plus la route semble interminable. C’est une chose que vous devez éviter.
Pour garder tous les collaborateurs motivés, découpez les objectifs lointains en sous-objectifs accomplissables dans le court terme. Le but est d'augmenter la fréquence des victoires.
Avec la perception de l’avancement, tout le monde garde une motivation haute.
Comme avec les réfractaires pour lesquels vous devez être à l’écoute, identifier les champions et les sponsors du projet peut aider dans la motivation des collaborateurs.
Trouvez les personnes enthousiastes au sujet du changement et utilisez-les pour changer l’opinion des réfractaires et améliorer la motivation des autres.
En plus des champions, veillez à avoir l’engagement de l’exécutif. Par exemple, un changement d’application pour la gestion des ressources humaines sans l’engagement du responsable des ressources humaines est voué à l’échec.
Sans organisation claire, le périmètre dérivera entraînant des coûts plus importants ainsi que des retards.
Pour cela il est impératif de communiquer explicitement le but du changement et de savoir quels sont les usagers affectés.
Pour ne pas avoir de mauvaise surprise comme la dérive du périmètre décrit plus haut, mais tout autre problème aussi, bien définir chaque étape permettra de savoir quoi faire à chaque moment. Les étapes sont les suivantes :
Pensez à créer une feuille de route spécifique à votre entreprise, en faisant attention de tenir compte du calendrier social.
Une migration de données d’un système à un autre n’est jamais simple. Mais si la préparation de cette migration est bâclée, c’est la catastrophe assurée !
Il est donc important de veiller à la bonne gestion du projet, du bon planning et de la correcte documentation sur les dessous de la conversion.
Comme vous pouvez le comprendre, tous ces points peuvent se résumer à avoir un bon accompagnement du changement.
Cet accompagnement est différent en fonction du rôle de chaque personne affectée par ce changement. On est tous différent et pour réussir le changement, il est donc nécessaire de s’adapter à chacun.
Dans le cadre du déploiement de nouveaux outils numériques, le choix du partenaire à qui vous confierez le développement sera aussi primordial : il saura (ou non...) vous accompagner et mettre en oeuvre les moyens nécessaires à chaque étape du projet, pour impliquer vos équipes et ainsi faciliter la conduite du changement.
L'équipe Synbioz
Libres d'être ensemble.
