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Comment nous avons accompagné l'association PACTP dans les spécifications de leur projet

Vincent Luycx

Posté par dans les catégories stratégie

Cet article est publié sous licence CC BY-NC-SA

L'association PACTP, qui a en responsabilité la Protection, l'Aménagement et la Conservation des Théâtres Privés, a contacté l'équipe Synbioz afin d'élaborer une solution applicative.

Le besoin : digitaliser un processus de récolte et de traitement de données

 

logo-pactp

La PACTP collecte, au nom de ses théâtres adhérents, un forfait fixe sur chacune des places vendues pour les spectacles au sein de ces théâtres.

Les sommes ainsi collectées permettent à terme d'assurer la pérennité des théâtres, qui peuvent alors engager des travaux grâce à ces réserves ainsi constituées.

L'enjeu de la PACTP est d'assurer la gestion des sommes consacrées à cette préservation des théâtres privés, via la comptabilisation des sommes collectées et reversées vers les théâtres, et en garantissant une traçabilité complète des montants qui transitent et des justificatifs associés.

Le process de collecte et de traitement étant jusqu'alors très "manuel", la PACTP souhaitait bâtir une application Web permettant aux théâtres adhérents de suivre cette activité, consulter les montants collectés, faire des demandes de reversements en produisant les justificatifs nécessaires et en créant les process complets de validation et traitement du côté de la PACTP.

La mise en place d'ateliers de co-création

L'enjeu est double pour la PACTP. Au travers d'une application web, la PACTP cherche à :

  • atteindre une digitalisation complète des processus gérés jusqu'ici manuellement et sur format physiques et décentralisés (courriers papier, informations téléphoniques, emails...)

  • fournir de la transparence et un accès simple et rapide à la situation de chacun des théâtres adhérents.

Pour avancer sur ce besoin, nous proposons à la PACTP la mise en place d'ateliers de co-création, afin de produire les spécifications fonctionnelles, projeter le métier au travers de maquettes et donner de la visibilité sur un devis de réalisation.

Côté PACTP, deux interlocuteurs principaux intègrent les ateliers de co-création : l'administrateur, qui porte la vision et les besoins de ses théâtres adhérents, et la responsable comptable, qui opère et gère l'activité.

Les ateliers s'organisent en deux phases :

  • une première phase dédiée au partage de la vision du produit, de ses grandes fonctionnalités
  • une seconde phase permettant de détailler les opérations, les sources de données et l'éco-système dans lequel intégrer la nouvelle plateforme

Phase 1 : élaborer un premier prototype

Nous travaillons sur une première version des spécifications fonctionnelles et la mise en place d'un prototype fonctionnel des écrans.

Nous passons pour cela par différentes étapes de prototypage :

  • un premier prototype "low fid" destiné à poser les contours des fonctionnalités clé : sans considération graphique à ce stade, l'objectif premier est ici d'arriver à une représentation simple du métier à outiller, et concentrer l'attention sur le fonctionnel.

  • un second prototype sous forme de maquette fonctionnelle, qui gagne en précision en terme d'inferface et qui adopte le design cible de l'application

prototype-low-fid-ecran-projetDesign "low fid" des écrans principaux

prototype-final-ecran-projet

Maquette fonctionnelle et avec design cible

Phase 2 : spécifier les cas d'usages principaux de l'application

Durant un nouvel atelier, nous affinons la compréhension du besoin avec nos interlocuteurs et les maquettes sont alors l'occasion d'aller plus loin dans la réflexion et de progressivement permettre à chacun de se projeter dans les cas d'usages principaux de l'application.

Une réunion avec les administrateurs permettra de valider la majorité des éléments préparés et d'imaginer de nouvelles fonctionnalités, qui seront ajoutées dans la roadmap du projet.

Le processus des ateliers de co-création se déroule généralement sur une période de 4 à 6 semaines. Cette période permet à chacune des parties de se projeter et prendre le temps de réfléchir à l'ensemble des aspects du projet, permettant de garantir la qualité des livrables et des échanges sur l'application à naître.

Le bénéfice des ateliers de co-création

Les ateliers nous ont permis de partir des processus internes détaillés par le client pour, en sortie, élaborer une revue détaillée de ces processus, les documenter, et concevoir le socle de la nouvelle application.

Réalisés sur une période courte, les ateliers représentent de l'ordre de 4 à 6 jours de travail effectif selon la dimension du projet, permettant ainsi d'aboutir sur un temps et un budget limités, à un socle précis et cohérent de la nouvelle application à développer.

De plus, grâce à ce format d'échange, toutes les parties prenantes ont été intégrées dès le début du projet, permettant une collaboration étroite et un échange continu. Les feedbacks client ont ainsi pu être pris en compte très tôt, et chacun a pu se projeter très vite sur l'utilisation future de la nouvelle application.

À l'issue de ce travail, la PACTP a ainsi bénéficié d'un devis détaillé et cohérent pour le développement de l'application, ainsi que d'une feuille de route et d'un calendrier précis pour sa mise en oeuvre.

Un premier pas vers une collaboration durable

L'enjeu des ateliers pour nos clients est de construire l'ébauche budgétaire et temporelle de leur projet, tout en en définissant les contours le plus précisément possible.

En avançant de la sorte avec nous, vous prenez connaissance de notre façon de travailler (et réciproquement) et pouvez juger de la qualité de notre intervention avant de vous engager dans la durée.

Surtout, vous bénéficiez, à la fin de ces ateliers, d'éléments concrets : un cadrage spécifique de votre projet, une meilleure visibilité sur le budget et le planning, mais également l'expertise et le conseil de nos équipes pour lever les risques et vous guider vers les solutions les plus appropriées.

Très fréquemment, l'aventure ne fait alors que commencer : nous basculons en mode projet, et avons le plaisir d'accompagner nos clients et construire un bout d'histoire ensemble.

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