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Pourquoi les ateliers de co-création sont la première étape de notre collaboration

Vincent Luycx

Posté par dans les catégories businessagencestratégie

Cet article est publié sous licence CC BY-NC-SA

Comme le révèlent régulièrement certaines études comme les rapports Chaos du Standish Group, un grand nombre de projets informatiques ne se déroulent pas comme espéré.

En effet, développer une nouvelle application web ou mobile revêt un certain nombre de risques à de multiples niveaux.

Voici quelques exemples de risques auxquels on s'expose en démarrant un nouveau projet :

  • Ne pas répondre aux attentes : on peut tout à fait mener un projet qui se déroule très bien sans pour autant qu'il ne réponde au besoin
  • Dépasser son budget ou ne pas obtenir le retour attendu : le projet peut coûter plus cher que ce qu'on imaginait ou ne pas permettre la génération de CA ou les économies prévues
  • Ne pas être dans les temps : le projet peut avoir une deadline forte et perdre complètement de son intérêt si l'échéance n'est pas respectée
  • Ne pas réussir à faire adopter le projet : le résultat final peut être déceptif pour les utilisateurs finaux ou la conduite du changement insuffisante
  • Compromettre la sécurité de son système d'information : en voulant aller trop vite, on peut être tenté de contourner les garde-fous et mettre en danger son SI

Dans ces différentes situations, les impacts seront non seulement financiers ou organisationnels, mais agiront également négativement sur les relations avec les différents intervenants, internes ou externes. Les échecs conduisent généralement à une chasse aux sorcières pour trouver les coupables, ce qui n'amène rien de positif.

L'objectif numéro un est donc de minimiser ces risques. Et même si cela peut sembler contre-intuitif, le meilleur moyen de sécuriser son projet est de prendre un peu plus de temps en amont. Un temps nécessaire pour se poser les bonnes questions, fédérer les différents acteurs autour du projet et évacuer les questions de faisabilité.

Les ateliers de co-création pour lever les risques

ateliers-cadrage-application-web

Pour éviter ces écueils et ces déceptions, Synbioz met en œuvre depuis plusieurs années un mécanisme qui a fait ses preuves.

Dès les premiers moments d'une nouvelle collaboration avec un client, et même généralement pour chaque nouveau projet, nous organisons des ateliers de co-création.

Ces ateliers sont l'occasion de découvrir ensemble le nouveau projet et d'en comprendre l'essence.

À quoi va t-il servir ? S'inscrit-il en rupture ou comme la continuité d'un système pré-existant ? Quelles sont les attentes vis-à-vis de ce projet ? Revêt-il un aspect «corporate» ou se positionne t-il plutôt dans une démarche orientée innovation ?

Cette phase nous donne l'occasion de travailler ensemble à se concentrer sur l'essentiel.

Souvent, nous essaierons de raboter les morceaux non indispensables plutôt que d'en rajouter. L'objectif doit être de se focaliser sur un livrable qui va apporter de la valeur en trouvant son public. En validant ce premier jalon, nous aurons derrière toute la latitude nécessaire pour itérer.

L'objectif doit être de se focaliser sur un livrable qui va apporter de la valeur en trouvant son public.

Le contenu de ces ateliers est avant tout fonctionnel, et se veut très orienté métier. La dimension technique peut être abordée également, mais uniquement s'il s'avère qu'elle pourrait apporter une contrainte ou un atout non identifié initialement. La priorité reste avant tout de parler du besoin plutôt que de la solution.

Qui mettre autour de la table ?

Les interlocuteurs principaux de ces ateliers sont les porteurs de la vision, et couvrent un large éventail fonctionnel du besoin. Ils ont également latitude pour prendre un certain nombre de décisions, pour éviter des allers-retours trop nombreux avec la hiérarchie.

Durant nos ateliers, nous déployons côté Synbioz un business analyst et / ou un chef de projet ainsi que notre responsable UX / UI.

Les itérations se succèdent et s'organisent autour de deux temps forts :

  • 1 séance d'échanges fonctionnels 
  • 1 séance de création graphique / rédaction du besoin.

Le but est que chaque séance permette dans un premier temps de parcourir les écrans sur lesquels nous avons itéré afin de s'assurer qu'ils correspondent bien au besoin.

Ces écrans auront levé de notre côté un certain nombre de questions qui seront abordées pendant la séance d'échanges, permettant d'alimenter la prochaine séance créative.

Il est temps de s'arrêter lorsque l'on dispose d'un ou plusieurs parcours clés de l'application à venir.

Les phases d'échanges durent en général deux heures et n'excèdent jamais la demie journée. Il est important de garder une cadence soutenue tout en laissant des coupures de quelques jours entre chaque. Ces temps de "pause" permettent de prendre du recul sur le projet, garder un bon niveau de créativité ou encore présenter les avancées en interne.

Visualiser les premiers parcours clients

Ces premiers écrans ont l'immense avantage de permettre à tout un chacun de se projeter. Le support imagé facilite la représentation de ce que pourra être l'application finale. Il est bien plus facile à s'approprier qu'un long cahier des charges et se présente moins comme une barrière pour ceux qui n'ont pas l'habitude des projets numériques.

Voilà ce à quoi on peut aboutir pendant ces séances :

Maquettes application mobile - SynbiozMaquettes application web - SynbiozMaquettes application métier - Synbioz

Formaliser un périmètre MVP

Cette façon de travailler permet de réduire un grand nombre de risques du projet. Les maquettes produites peuvent au besoin devenir un prototype interactif qui, même si non fonctionnel, permettra d'aller un cran plus loin dans la mise en situation.

Pendant cette phase il y a systématiquement un moment où une fonctionnalité indispensable se verra ajoutée et d'autres, anecdotiques, retirées. C'est toute la force du prototype.

Nous sommes également là pour challenger autant que possible le périmètre envisagé. Peut-on faire plus petit ? N'a t-on pas oublié une fonctionnalité indispensable ?

Ce travail de priorisation donne lieu à la formalisation d'une version initiale MVP (Minimum Viable Product) : une version "minimale" du projet, qui concentre les fonctionnalités qui délivrent le plus de valeur, et qui peut être très vite mise dans les mains de ses utilisateurs finaux.

Ce MVP aura levé les zones d'incertitudes, permis l'élaboration d'un périmètre avec lequel les différentes parties prenantes sont à l'aise tout en sécurisant le budget.

En effet, un périmètre et des incertitudes contenues permettent de réaliser des estimations plus fiables pour une meilleure maîtrise du budget.

Une phase de co-création avec des livrables solides

ateliers-roadmap

Pour un projet de complexité moyenne (~100J/H), cette phase de co-création correspond à une charge comprise entre 5 et 10 jours de travail, dont 2 à 3 sont prévus directement avec les équipes du client.

En sortie d'ateliers de co-création, nous fournissons une expression de besoin rédigée, avec une roadmap et des options (fonctionnalités qui pourraient être implémentées dans une version future, prévision de l'infrastructure nécessaire…).

Vous disposez des maquettes qui projettent le ou les parcours utilisateur principaux, et également du socle de design de la future solution.

Nous proposons également à la clôture de ces ateliers, un plan projet, avec planning et budget associés.

À l'issue de ces sessions de travail, vous disposez donc d'éléments concrets, spécifiques, et actionnables, pour faire avancer votre projet dans la bonne direction, que vous fassiez le choix de le poursuivre avec nous, ou avec un autre partenaire.

Vous aurez également agrégé une multitude de conseils et de précieux retours sur la criticité du projet, ses risques, points de vigilance, et les réponses à y apporter.

Apprendre à travailler ensemble

Un dernier élément intéressant de cette phase de co-création est de permettre d'apprendre à travailler ensemble rapidement, en proximité (même en ces temps de confinement!).

Ainsi, en tant que client et porteur de projet, vous prenez un risque limité en démarrant cette première étape, non seulement en terme de temps et de budget, mais également dans le choix du partenaire.

Car s'engager auprès d'un partenaire qui sera potentiellement amené à vous épauler pendant plusieurs mois, voire années, n'est pas une mince décision. Et quelques échanges commerciaux en phase d'avant-vente sont rarement suffisants.

En réalisant ensemble cette première collaboration, sur un temps court et un budget réduit, vous pouvez donc juger de la qualité de notre accompagnement et de l'efficacité de notre relation, et décider, éléments concrets à l'appui, de nous confier la suite de votre projet.

Les phases d'ateliers sont pour nous aussi, essentielles : elles nous permettent de vous démontrer, très tôt, très vite, et de manière concrète, notre valeur ajoutée.

Un premier pas ensemble, qui a abouti à un partenariat durable avec 95% de nos clients sur les 3 dernières années.

Alors, pourquoi pas vous ?

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