Nous avons un rituel chez Synbioz. En fait, nous en avons même plusieurs, mais parlons aujourd’hui de celui que nous appelons en interne, “meetup”.
L'organisation de Synbioz étant basée en partie sur du travail en remote, nos meetups sont le moment de rencontre IRL, en vrai, en dur, de nos collaborateurs.
Tout le monde se rejoint dans nos bureaux de Lambersart, tous les trimestres, pour une, voire 2 journées.
Les meetups sont l'occasion de partager des informations de manière formelle et parfois, surtout, informelle.
Et d’en tirer un certain nombre d’apprentissages.
Le premier apprentissage que nous tirons de ces événements est certainement de laisser le temps au temps.
Quatre événements par an, que nous effectuons depuis plusieurs années maintenant, cela donne de quoi se faire un retour d'expérience sur le sujet.
Pour que ces journées soient donc vivantes et détendues, nous avons fait le choix de laisser la place à la discussion, aux échanges, à la rencontre… tout en maintenant un agenda bien ficelé pour assurer le bon déroulement de la journée.
Je le disais plus haut, nos meetups sont organisés sur deux jours, le vendredi et le samedi.
Le vendredi est un jour obligatoire pour nos collaborateurs : sauf imprévu, tout le monde y participe. Et comme Synbioz a désormais trois sociétés soeurs, Rehack, Plunge et Impala Webstudio, leurs collaborateurs se joignent à nous également.
Le samedi est réservé quant à lui à une activité de groupe, nous aurons l'occasion d'en reparler plus loin.
Afin de prendre le temps de refaire connaissance, la journée du vendredi commence par un (gros) petit déjeuner.
Il nous est arrivé (une seule fois) d'amener trois petits-déjeuners le même jour. Petit problème de synchro… mais l’illustration parfaite de notre deuxième leçon : une journée avec 20 collaborateurs, même si la volonté est de laisser le temps aux échanges, a besoin d’être préparée avec soin.
Marie nous est d'ailleurs d'une grande aide : elle s'occupe de toute l'intendance des deux journées, avec entre autres la réservation des restaurants et l'organisation de l'activité du samedi.
Après ce temps d'échange informel, nous faisons le matin un retour global à l'équipe, sur Synbioz, ses projets, ses prospects, ses axes d'évolution et d'amélioration.
Toutes les questions sont ouvertes, les échanges sont encouragés, dans la bienveillance et la bonne humeur.
Les sujets peuvent être nombreux et variés, nous essayons donc de rendre cela digeste pour tout le monde.
Et, pour y parvenir, quoi qu’on en dise, rien de tel… qu'un bon support !
Disposer d’un support de présentation permet de concentrer l’attention, de maintenir le fil des échanges, et pourra servir de référence ultérieurement.
Cela permet aussi d’aider les collaborateurs qui n'auraient pu faire le voyage et qui assisteraient en remote à l'événement, à suivre le fil plus facilement.
La qualité du support ainsi que la variété et le dynamisme à y insuffler sont donc des points importants. Car disons-le, maintenir l’attention de 20 collaborateurs pendant plusieurs heures reste un challenge !
Comme évoqué plus haut, il arrive parfois que certains collaborateurs n’aient pu faire le déplacement, et qu’ils assistent à cette journée à distance, en visioconférence.
Si nous sommes attentifs à créer les meilleures conditions pour cela (un matériel audio et vidéo de qualité est de rigueur), et si participer à distance à ce type de réunion est tout à fait possible, cela devient très rapidement intenable quand les langues s'échauffent et que les idées fusent.
Il est donc important d’être attentifs à bien gérer ces phases plus “animées”, au risque de voir les participants en remote décrocher.
Une fois la vision repartagée, que nous avons fait le tour d’horizon des projets internes ou clients, que les sujets d'amélioration et de rétrospective ont été échangés, nous entamons alors la deuxième phase du vendredi.
Direction l’un de nos restaurants fétiches, pour une pause-déjeuner conviviale.
Nous profitons de ce temps ensemble pour aborder des échanges plus informels, trouver des points communs avec les nouvelles recrues, redécouvrir un collègue qu'on pensait connaître depuis plusieurs années...
Un moment toujours apprécié... et encore plus s’il s’accompagne d’un bon Welsh et d’une bonne bière (leçon tirée : ne négligez pas le choix du restaurant !).
Sachant que la phase de digestion est là, l'après-midi est généralement plus courte.
Nous l’organisons autour de thématiques ouvertes, basées sur l'échange et la co-construction.
Lors des deux derniers meetups par exemple, nous avons réalisé :
En fin de journée, une partie des collabs file faire quelques courses et ramène bières et chips pour le before du restaurant du vendredi soir.
L'apéro fait alors surgir l'éclectisme musical de certains, dans une joyeuse polyphonie de découvertes et d'échanges.
Cette première journée est donc construite autour de plusieurs temps forts : les premiers (petit-dej, déjeuner, apéro et resto du soir) purement dédiés à l'échange informel et la ripaille, et les seconds (réunion le matin et atelier l’après-midi) plus formalisés, avec un but de partage et d'amélioration continue de nos pratiques.
Notre conseil à ce niveau : faire de cette journée un moment mémorable, afin de créer une cohésion d'équipe, des souvenirs communs et un temps de partage, socle sur lequel repose Synbioz.
Après un vendredi riche et studieux, place à la journée du samedi.
Cette journée est libre et chaque collaborateur fait le choix d’y participer ou non.
Elle est l'occasion de se réunir de nouveau après la soirée restaurant de la veille (soirée qui se termine parfois bien tard pour certains mais là, c'est une autre histoire, de laquelle nous ne soulèverons pas le voile du mystère…!).
Les activités du samedi sont prévues plusieurs mois à l'avance. Chaque collaborateur peut proposer une activité d'équipe.
En guise d'exemple, les derniers meetups ont été organisés autour d'un battle kart, d'un escape game ou encore de prison island. Des activités sportives ou encore la prise en main d'un simulateur de vol ont également fait partie des précédentes sessions.
Ici encore, l’écoute et l’échange sont roi : l’idée est de permettre aux collaborateurs de choisir, de pousser leurs envies ou leurs idées, de faire naître un consensus dans le vote de l'activité et toujours et encore, de susciter l'échange.
Quels enseignements souhaiteriez-vous tirer de ce type de réunions ? Qu’est-ce qui vous semble important, et quels seraient les ingrédients idéaux pour que ces journées vous soient utiles ?
N'hésitez pas à partager vos retours, vos idées : nous sommes toujours en veille et soucieux d’encore mieux faire !
