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Remote work : ces outils indispensables au bon fonctionnement de l'équipe

Martin Catty

Posté par Martin Catty dans les catégories agenceremote

Cet article est publié sous licence CC BY-NC-SA

Lorsqu'on décide de donner sa chance à la collaboration en télétravail au sein de l'entreprise, il faut le faire franchement, et ne pas l'appliquer comme une rustine aux processus existants.

Le meilleur moyen d'y parvenir, c'est de penser « Remote first ». Tout doit être fait par défaut comme si tout le monde était en remote, et cela nécessite de disposer des bons outils.

Prenons un premier exemple concret d'application chez Synbioz, à travers nos ateliers du jeudi.

Nous organisons des ateliers le jeudi où chacun est libre de présenter un sujet. Les thématiques sont plutôt ouvertes : même si les sujets sont le plus souvent techniques, ce n'est pas une obligation.

Pour faire en sorte que tout cela soit accessible pour les personnes qui ne sont pas dans nos bureaux lillois, nous nous appuyons sur 4 outils :

  • Un agenda de groupe dans Google Calendar
  • Un outil de visioconférence avec Google Meet
  • Slack pour communiquer et faire une piqûre de rappel
  • Notion pour les compte-rendus

Agenda et visioconférence

Nous utilisons un email générique qui agit comme une liste de diffusion et qui nous permet également de renseigner des évènements dans un agenda dédié.

agenda-google-partage

On y trouve d'ailleurs aussi bien les ateliers que les périodes de présence des uns et des autres au bureau. Dans les agendas individuels, nous trouvons également les horaires de chacun.

Évidemment l'intégration avec Google Meet permet d'ajouter un lien vers une visioconférence pour n'importe quel évènement. Cela permet même l'enregistrement de la conférence, mais malheureusement pas dans la formule de base (d'autres outils tels que Jitsi ou GoToMeeting le permettent).

Bien sûr, comme on aime tous la communication asynchrone, une notification additionnelle dans Slack peut aider (voire une mention pour les plus absorbés).

slack-notification

Slack et... le problème de la messagerie instantanée

Ah, les joies de la messagerie instantanée ! À nous l'immédiat, le vite fait, le partage d'information à la volée.

Comme beaucoup, nous y avons succombé lors de notre passage à Slack (précédé par Hipchat, Skype, Jabber).

Sauf que ces outils ont leurs limites, et si vous voulez un article de fond à ce sujet, je vous conseille vivement l'article de Basecamp concernant les chats dont je partage largement le constat, avec même quelques points additionnels.

Je vous donne quelques-unes des limites que je trouve rédhibitoires lorsqu'on utilise les chats :

  • La peur de rater quelque chose (FOMO : fear of missing out), qui oblige à être en veille permanente sur tous les canaux
  • Les limites de l'écrit, qui donnent parfois lieu à une mauvaise interprétation quant à la forme et peuvent être sources de tension
  • L'impossibilité de poursuivre une discussion dans la durée. D'une part, des messages n'ayant rien à voir avec la discussion initiale peuvent venir s'entremêler (non, les threads n'aident pas à solutionner ça). Et d'autre part, par essence, on parle de messagerie « instantanée », ce qui lui confère un caractère volatile. C'est à mon avis un aspect à conserver (je suis donc contre le fait d'avoir un historique infini).
  • Le sentiment de devoir répondre rapidement à tout, ce qui limite les possibilités de réflexion approfondies

Ces outils de messagerie instantanée ont leur intérêt, il ne s'agit pas de les bannir complètement. J'apprécie notamment les possibilités d'intégration avec d'autres outils, qui nous permettent pas exemple de partager automatiquement notre veille sur notre compte twitter dédié.

La principale difficulté est qu'il est difficile d'en limiter l'usage, mais également de s'auto-modérer sans pénaliser notamment ceux qui sont en télétravail.

Si vous avez des idées, des expériences sur le sujet, nous sommes preneurs.

S'offrir la possibilité d'une réflexion de fond

Pour palier à l'instantanéité et se donner le loisir d'une réflexion approfondie -par exemple sur les aspects techniques-, nous avons des points tech toutes les deux semaines, avec chacun de nos référents (chacun sur sa propre thématique).

Pour préparer ce point, nous alimentons un ticket Gitlab avec les sujets que nous souhaitons aborder. Nous mettons dans ce ticket le compte-rendu des décisions prises, qui sont ensuite partagées à l'ensemble de l'équipe.

gitlab-compte-rendu

Un outil pour les gouverner tous ?

Après avoir longtemps tâtonné, on a fini par trouver un anneau outil pour centraliser toutes nos informations non techniques.

Pendant longtemps, nous nous sommes appuyés sur le wiki de Redmine, que nous avions fini par délaisser au profit de Gitlab. Comme les deux outils supportent le langage Markdown, que nous utilisons depuis la nuit des temps, la migration n'a pas été complexe.

Sauf que Gitlab est vraiment orienté pour les profils techniques, et il n'était pas question d'exclure les profils non tech.

Nous conservons donc Gitlab pour tout ce qui touche de près ou de loin aux aspects techniques et fonctionnels des projets. Aussi bien Gitlab Pages pour générer dynamiquement nos documentations techniques, que les tickets pour poser des discussions de fond et les décisions qui en découlent (cf. points techniques ci-dessus). Nous utilisons enfin les Boards et Milestones pour la planification.

Pour le reste, après une période de test, nous avons fini par adopter Notion. Cet outil nous permet de centraliser nos documentations, nos compte-rendus, nos documents légaux mais également nos bookmarks, etc.

Ce type d'outils offre donc de multiples possibilités, tant son usage est souple et facile d'accès. Mais cette flexibilité et cette facilité deviennent vite le point le plus problématique : étant donné qu'ils permettent un grand nombre de choses, ils peuvent vite se transformer... en véritable "bazar".

Notre solution à cela a été de définir une page unique comme point d'entrée, qui doit permettre de naviguer vers le reste des pages et sections, exactement comme un site web classique (merci François 😉).

notion-accueil-synbioz

Vous voici donc avec un aperçu des outils qui régissent notre quotidien, et qui permettent de travailler indifféremment avec son voisin de bureau comme avec celui situé à 500km de là.

Libre à vous de compléter cette liste avec des suggestions dans les commentaires 👇


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