Qui impliquer dans la rédaction du cahier des charges de votre application ?

Trop souvent, les documents rédigés pêchent par manque de clarté pour bien comprendre cette ambition :

• le cahier des charges est orienté "solution" plutôt que "besoin"
• le document se concentre sur la réalisation immédiate et occulte souvent le contexte du projet et la vision moyen / long terme du projet
• la rédaction du cahier des charges est une débauche de détails parfois inutiles à ce stade du projet
• le document n’est le fruit que d’une faible concertation, les parties prenantes ne sont pas forcément impliquées, et le document est finalement peu challengé

Identifier les différents acteurs pour mener la rédaction de votre cahier des charges technique et fonctionnel

Pour éviter ces écueils et faire en sorte que votre cahier des charges soit cohérent, utile, et utilisé, nous vous recommandons d’impliquer très tôt les différentes parties prenantes du projet.

1/ Les représentants “business”

Ce sont généralement les directions impliquées dans le projet, qui permettront d’apporter la vision stratégique : à quoi doit servir cette application, quels sont ses objectifs et les résultats attendus, quelle priorisation sera nécessaire…

Leur objectif : répondre au "POURQUOI" du projet

2/ Les représentants des utilisateurs

Il peut s’agir de personnes en charge du support et de la satisfaction client et idéalement, qui représenteront la voix du client dans les différentes décisions que vous serez amené à prendre à ce stade. Il est aussi pertinent d’intégrer dès que possible un panel d’utilisateurs finaux : leur implication est importante pour orienter les décisions autour du besoin initial (le pourquoi) plutôt que la solution technique (le comment), mais aussi pour fédérer les autres utilisateurs autour du projet et soutenir la conduite du changement.

Leur objectif : répondre au "POUR QUI" du projet

3/ Les représentants métier

Tels que la conformité, le juridique, la finance, la comptabilité… Il s’agit de définir avec eux le juste niveau d'impact de ce nouveau projet sur leur activité et identifier les nouveaux risques associés.

4/ Les représentants techniques

Généralement les DSI, CTO, chefs de projet techniques, qui permettront d’apporter les spécifications techniques et d’être vigilants vis-à-vis des contraintes techniques à prendre en compte pour la bonne mise en œuvre du projet.

Leur objectif : répondre au "COMMENT" du projet informatique

Définir les rôles de chacun dans la réalisation de votre cahier des charges

Une fois ces différents acteurs identifiés, ne vous lancez pas tête baissée dans la rédaction de votre cahier des charges. Nous vous conseillons de mettre en oeuvre plusieurs étapes essentielles pour constituer votre document :

1. Constituer votre comité de pilotage autour des différents acteurs cités plus haut : ce groupe d’acteurs, aux compétences hétérogènes, se projettera sur l'utilisation de cette application et sera garant des décisions et validations
2. Définir le rôle de chacun de ces participants. Qui prend en charge la rédaction ? La relecture ? La validation ? Et ce, pour chacun des différents chapitres du document à naître
3. Mettre en place des ateliers de co-design / co-construction, en interne ou avec l’aide d’une agence, pour balayer l'ensemble de votre projet et pas uniquement la partie IT
4. Prendre le temps de valider le document complet avec l'ensemble des participants, lever les zones d'ombre résiduelles et confirmer l'exhaustivité des thématiques abordées
5. Garantir que ce document vivra tout au long du projet, dans le bon niveau de granularité.

Le document attendu peut se limiter à une dizaine de pages, l'ambition n'est pas de faire long mais d'en assurer la complétude. Pour ne pas oublier un chapitre essentiel à la bonne mise en place de votre projet web, c'est la complémentarité de l'équipe choisie qui en sera la meilleure garante.

La constitution de votre équipe projet sera donc facilitée en élaborant ce premier livrable projet, puisqu'il vous permettra d'identifier les rôles et responsabilités des différents intervenants, et de valider en quelques pages, qu'aucun organe essentiel de votre entreprise n'a été oublié dans le démarrage et a fortiori, dans l'exécution de votre projet.